So eine abwechslungsreiche Arbeits-Zeit habe ich lange nicht mehr erlebt: Kaum waren die Faschingsferien vorbei (die wir mit einem sehr gelungenen Produktionstreffen abgeschlossen haben), ging es direkt weiter mit den Vorbereitungen für die Osterferien. Diese sind immer ganz schön herausfordernd, da wir pro Woche an drei verschiedenen Standorten tätig sind. Das erfordert eine besonders sorgfältige Planung, damit vor Ort alles reibungslos abläuft. Für mich bedeutete das, dass ich drei Roadmaps gleichzeitig erstellt habe. Diese dienen unserem Lilalu-Büroteam und den externen Mitarbeitenden – wie Produktionsleitung, pädagogischer Leitung und Workshopleitungen – als Orientierung für die anstehenden Abläufe: Wer trainiert in welcher Halle? Welcher Workshop isst wann zu Mittag? Wie oft wird die Halle gereinigt? Welcher Workshop tritt wann auf? Wann kommt der Tontechniker?
Ganz schön knifflig: 2 Wochen à 3 Standorte
Parallel dazu habe ich die Personaleinsatzpläne für die beiden Ferienwochen ausgearbeitet. Darin legen wir fest, wie wir unser Büroteam sinnvoll auf die verschiedenen Standorte verteilen: Wer hilft beim Aufbau in welcher Halle mit? Wer unterstützt welchen Infopoint? Wer kümmert sich um die Anliegen der Eltern, die per Mail oder Telefon im Büro eingehen? Zunächst war das ziemlich knifflig, da mir nur wenig Personal zur Verfügung stand. Wir konnten jedoch Hospitierende und zusätzliches Personal zur Unterstützung rekrutieren, sodass wir für die Osterferien gut aufgestellt sind. Daneben habe ich Namensschilder für die Mitarbeitenden vor Ort erstellt und wichtige Unterlagen von unseren externen Honorarkräften angefordert und kontrolliert.
Von der Kartenabreißerin zur Personalerin
Am Showtag konnte ich zusätzlich wertvolle Erfahrungen in der Personalakquise sammeln: Neben meiner Schicht als Kartenabreißerin hatte ich vor Ort auch ein Bewerbungsgespräch mit einem Interessenten für die Position als Workshopleitung. Gemeinsam haben wir eine Show angeschaut, wobei ich seine Fragen beantwortet und ihm einen Einblick in die Arbeit und die Abläufe bei Lilalu gegeben habe. Ein weiterer spannender Bereich war die Mitwirkung bei der Erstellung von Verträgen sowie die Unterstützung bei der Planung der Produktionstreffen. Dabei konnte ich nicht nur organisatorische Abläufe besser verstehen, sondern auch einen guten Einblick in die Koordination im Hintergrund gewinnen.
Ich freue mich auf die Auftritte der Kinder
Insgesamt war der März für mich ein sehr lehrreicher Monat, in dem ich viele neue Erfahrungen sammeln konnte. Ich bin gespannt, wie die Osterferien verlaufen werden, und freue mich besonders darauf, die Auftritte der Kinder zu sehen und mitzuerleben, wie die ganze Planung in die Praxis umgesetzt wird.
