Ein Sommerferien-Workshop bei Lilalu: Für die Kinder bedeutet das im Idealfall eine Woche voller Spaß, mit neuen Kontakten und neuen Fähigkeiten. Für unser Booking-Team bedeutet das in der Regel mehrere Wochen voller Vorbereitungen: Wir müssen die fachlich wie pädagogisch qualifizierten Menschen finden, die den Kindern Street Dance, Vertikaltuchartistik und mehr beibringen, die sie frühmorgens und spätnachmittags betreuen, ihnen bei Fragen und Problemen zur Seite stehen… Sowie die vielen gewandten Menschen, die innerhalb von wenigen Tagen das Lilalu-Gelände im Olympiapark Süd aufbauen, Material von A nach B fahren, die Kinder bei den Shows mit Licht, Ton, Maske und Kostüm in Szene setzen…

Die wichtigste Frage: Wer wird wann und wo gebraucht?

„Wir sind die Hauptansprechpartner für unsere externen Kräfte“, sagt Timo, der den Booking-Bereich gemeinsam mit unserer Auszubildenden Veronika führt. Also für all die Workshopleitungen, pädagogischen Leitungen, Produktions- und Plusbetreuungs-Leitungen, Fahrer und Fahrerinnen, Techniker und Technikerinnen, die Helfer und Helferinnen beim Aufbau, Umbau etc. Gemeinsam schauen Timo und Veronika, wer in welcher Ferienwoche oder bei welchem Event gebraucht wird, wer von den Leuten im „Pool“ Zeit hat, wer von auswärts kommt und deshalb ein Hotelzimmer braucht, für welche Bereiche wir noch neu akquirieren müssen…

Die größte Herausforderung: Keine Ferien sind gleich

Die größte Herausforderung dabei ist, so Timo: „Keine Ferien sind gleich. Wir haben immer verschiedene Workshops und brauchen daher immer unterschiedliche Leute. Dazu kommt: Unsere externen Kräfte sind meist selbstständig tätig, daher kann es immer wieder Veränderungen bei den Verfügbarkeiten geben.“ Wenn dann jemand keine Zeit hat, kurzfristig krank wird oder wir aufgrund der großen Nachfrage noch weitere Workshops zum Beispiel im Bereich Luftartistik öffnen, heißt es für das Booking-Team, neues Personal zu finden.

Akquise: Vom Inserat bis zum Masernschutznachweis

Das bedeutet nicht nur, Stellenanzeigen zu schalten und proaktiv interessante Kontakte anzuschreiben, sondern auch, Qualifikationen zu überprüfen, Bewerbungsgespräche zu führen und verschiedene Nachweise anzufordern. So benötigen zum Beispiel alle Workshopleitungen ein aktuelles erweitertes Führungszeugnis, ausreichenden Masernschutz und den Nachweis über die Teilnahme an unserem pädagogischen Grundlagenseminar.

Viel Arbeit, aber: „Veronika und ich sind ein gutes Team“

Wenn das ganze externe Personal gefunden ist, heißt es, alle ausführlich in ihre Aufgaben einzuweisen, die Ablaufpläne und Kontaktdaten für die jeweilige Ferienwoche oder das Event zusammenzustellen, Verträge zu verfassen, täglich Dutzende Fragen zu beantworten, Hotels zu buchen, Fahrten und Aufbauten zu organisieren… Das ist, vor allem in den Wochen vor Ferienbeginn, ziemlich viel Arbeit. „Aber ich mache das mit großer Unterstützung durch Veronika“, sagt Timo, „wir sind da ein sehr gutes Team.“ Und Timo findet auch durchaus Spaß daran, mal 50 Verträge an einem Tag aufzusetzen, „da bin ich wie im Flow.“

Das Schönste: „Man lernt viele interessante Menschen kennen“

Am schönsten aber findet Timo die Zusammenarbeit mit den verschiedenen Individuen aus unterschiedlichen sportlichen, kreativen und künstlerischen Bereichen: „Man lernt unheimlich viele interessante Persönlichkeiten kennen. Und ich freue mich immer, diese Menschen in den Ferien dann wieder live zu sehen.“

Wollt ihr auch Teil des externen Teams von Lilalu werden? Zum Beispiel als Workshopleitung, Produktionsleitung oder pädagogische Leitung? Oder kennt ihr jemanden, der freiberuflich bei uns arbeiten möchte? Dann schaut euch doch mal auf unserer Job-Seite um!